Správa registratúry

Správne nastavený systém správy registratúry a archivácie dokladov nie je len nezmyselná a byrokratická požiadavka zo strany zákona. V prvom rade ide o duševné vlastníctvo a jedinečné know-how, ukryté v dokumentácií každej spoločnosti. Svedčí nielen o vzťahu k práci, ale i k hodnotám, ktoré z práce vznikajú. Táto myšlienka je pre nás prvoradá a zdôrazňujeme ju i našim klientom, keď sa pýtajú: "Načo nám registratúra vlastne bude? Potrebujeme archivovať dokumenty?"  

Spoločnosť Nikol Martin Vám ponúka nasledovné profesionálne služby:

      1/ Oblasť registratúrneho know-how

  • vypracovanie registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu ako základných interných smerníc pre registratúru
  • aktualizácie už existujúceho staršieho registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu 
  • revízie Vami navrhnutých registratúrnych smerníc pred zaslaním do štátneho archívu (odborné posúdenie štruktúry, správnej lehoty uloženia a pod.) 
  • jednodňové školenia zamestnancov v oblasti správy registratúry u Vás (v sídle Vašej firmy)
  • školenie "Správca registratúry" - trojdňové detailné školenie pre registratúru od A po Z (v sídle Vašej firmy)
  • odborné poradenstvo v implementovaní správy registratúry do činnosti spoločnosti
  • registratúrny audit, kde posúdime Vaše silné a slabé stránky, navrhneme riešenia a pomôžeme s nedostatkami

      2/ Služby v oblasti uloženia dokumentácie u Vás

  • pravidelnú starostlivosť o uloženú dokumentáciu vo Vašom registratúrnom stredisku 
  • vyraďovanie dokumentácie po lehote uloženia vo Vašej registratúre
  • kompletné zabezpečenie procesu skartácie vrátane "recyklácie" ukladacích jednotiek na opätovné použitie
  • likvidácia dokumentov podľa normy DIN 32757-1
  • kompletná administratíva pre služby u Vás - spracovanie protokolov, žiadostí a ostatných tlačív pre štátny archív
  • zabezpečenie fyzickej likvidácie citlivých dokumentov v zmysle zákona o ochrane osobných údajov
  • návrh projektu registratúrneho strediska (súčasťou je výpočet kapacity priestoru, zaťaženia podlahy, množstvo uložených šanónov či krabíc v regáloch, porovnanie úspory pri investícií do mobilných regálových systémov a pod) 

      3/ Softvérová podpora správy registratúry

  • softvérové vybavenie podateľne, sekretariátu či recepcie  softvérom pre evidenciu korešpondencie NEO2 s prepojením na registratúrne stredisko (dvojmodulový balík)
  • zabezpečenie prepojenia týchto programov na SAP a iné programové rozhrania
  • softvér šitý na mieru - vývoj podľa požiadaviek klienta

        4/  Služby relokácie registratúrnych záznamov 

  • sťahovanie regálov
  • sťahovanie registratúrnych záznamov vrátane ich opätovného uloženia
  • vypracovanie databázy Vašich registratúrnych záznamov s lokáciou 

       5/  Služba "externý archív" - externé uloženie dokumentácie u nás 

  • externé uloženie Vašej dokumentácie v našom registratúrnom stredisku
  • ideálne pre klientov, ktorí z rôznych dôvodov nemajú vlastné priestory na firemný "archív"
  • služba výrazne odbremeňuje zamestnancov pri riešení otázok archivácie (čo pri dnešnej rýchlej dobe a kumulovaných funkciách výrazne uľahčuje prácu)
  • Služba obsahuje:  
  • full servis v zabezpečení prevozu Vašich dokumentov ku nám (sťahovacia technika, personál, prepravné vozidlo, pobalenie, preberacie protokoly...)
  • pravidelné zvážanie ďalších záznamov do registratúrneho strediska v dohodnutých intervaloch
  • poskytovanie všetkých plnohodnotných služieb správy registratúry v externom "archíve"
  • poskytovanie výpisov, odpisov, zasielanie el. kópií z uložených záznamov už do 1 hodiny od zadania požiadavky
  • skenovanie celých šanónov a zálohovanie ich elektronických kópií pomocou softvéru
  • zasielanie originálov záznamov klientovi v prípade očakávanej požiadavky na prístup k nim
  • pravidelné vyraďovanie záznamov po lehote uloženia  
  • v prípade záznamov so znakom hodnoty "A" komplexné spracovanie agendy vrátane odovzdania v štátnom archíve
  • kompletné zabezpečenie skartácie podľa normy DIN 32757-1
  • ostatná kompletná administratíva (spracovávanie zoznamov, tlačív pre štátny archív, štatistík...)
  • v prípade poškodenia ukladacej jednotky jej výmena za novú (pri poškodení šanóna, krabice...)  
  • komunikácia s príslušným štátnym archívom formou zastupovania klienta

       6/  Archivačné a archívne krabice

  • archivačné krabice vlastnej výroby pre krátkodobú archiváciu v registratúrnom stredisku 
  • archívne krabice pre dlhodobú úschovu, vhodné pre záznamy s trvalou archívnou hodnotou na uloženie v archíve 

        7/  Uloženie živej dokumentácie zaniknutých spoločností po konkurze

  • podľa zákona o konkurze a reštrukturalizácií vyplýva každému správcovi konkurznej podstaty povinnosť zabezpečiť uloženie a pravidelnú správu registratúry pre "živé" dokumenty spoločnosti
  • v zmysle platných registratúrnych smerníc, resp. podľa príslušných zákonov preto poskytujeme dlhodobé služby uloženia takejto dokumentácie
  • záznamy, ktoré spravujeme, v spolupráci so správcom konkurznej podstaty a príslušným štátnym archívom pravidelne vyraďujeme
  • evidencia záznamov a ich následná správa a životnosť je riadená softvérom

 

Klienti môžu využívať horeuvedené  služby i jednotlivo, štýlom step-by-step,  ale aj komplexne ako balík „ušitý“ presne na mieru podľa aktuálnych požiadaviek.  Referencie z našich zrealizovaných zákazok si môžete prezrieť tu. Ak máte k našim službám otázky, kontaktujte nás prosím na telefónnom čísle 0905/ 735 362.  

              

Galéria

Slovenská akadémia vied - Ústav Slovenskej literatúry
Slovenská akadémia vied - Ústav Slovenskej literatúry
Slovenská akadémia vied - Ústav Slovenskej literatúry
Slovenská akadémia vied - Ústav Slovenskej literatúry
Slovenská akadémia vied - Ústav Slovenskej literatúry
Slovenská akadémia vied - Ústav Slovenskej literatúry

Kontakty

NIKOL Martin s.r.o.
Škultétyho 14 036 01 Martin
web: www.nikolmartin.sk
E-mail: nikolmt@nikolmartin.sk



Kontaktný formulár

Meno:* 
Telefón:* 
E-mail:* 
Poznámka:* 
Antispam:
1+1=

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Neo manager

Regálové systémy

Kovový nábytok

Archívny box

Správa registratúry

Neo manager

Regálové systémy

Kovový nábytok

Archívny box

Správa registratúry

Neo manager

Regálové systémy

Kovový nábytok

Archívny box

Správa registratúry

Neo manager
Regálové systémy
Kovový nábytok
Archívny box
Správa registratúry
Neo manager
Regálové systémy
Kovový nábytok
Archívny box
Správa registratúry
Kovový nábytok Trezorová technika Mobilné regálové systémy Neo manager Správa registratívy Nikol Martin, s.r.o.