V praxi sa často stretávame s pojmami archivovať a archív, no málokedy sú používané správne. Aký je rozdiel medzi archiváciou a správou registratúry?
Podľa obsahu písomnosti – záznamu určujeme tzv. vecnú skupinu záznamu. Teda či je to faktúra, mzdový list, zápis z porady a podobne. Podľa dôležitosti sa záznamy označujú ako záznam bez znaku hodnoty alebo záznam so znakom hodnoty „A“. Každá vecná skupina má zo zákona pridelenú lehotu uloženia. Teda počet rokov, ktoré daný záznam – písomnosť musí byť uchovaný pre prípadné použitie. Táto lehota sa pohybuje od 1 roka až po 70 rokov.
Záznamy bez znaku hodnoty sú ukladané v registratúrnom stredisku
Počas povinnej lehoty uloženia záznamov hovoríme o správe registratúry a záznamy sú ukladané v registratúrnom stredisku. Sú označované ako záznamy bez znaku hodnoty. Väčšina týchto záznamov môže byť po povinnej lehote uloženia zlikvidovaná – skartovaná. O skartovaní záznamov sa vedie evidencia.
“Počas povinnej lehoty uloženia záznamov hovoríme o správe registratúry, pričom záznamy sú ukladané v registratúrnom stredisku.”
Záznamy so znakom hodnoty uchovávame v štátnom archíve
Záznamy so znakom hodnoty „A“ sa po povinnej dobe uloženia v registratúrnom stredisku neskartujú, ale ostávajú zachované pre budúce generácie. Následne sa presúvajú do štátneho archívu kde sú archivované.
V bežných spoločnostiach sú to napr. záznamy z valných porád, výročné správy, prospektové materiály – teda záznamy, ktoré majú do budúcnosti výpovednú hodnotu o činnosti spoločnosti. Vtedy už hovoríme o archívnictve. Záznamy sú ukladané v archívoch, o ktorých členení si povieme nabudúce.
“Záznamy bez znaku hodnoty sa po povinnej lehote uloženia môžu skartovať. Naopak, záznamy so znakom hodnoty A sa po uplynutí povinnej lehoty archivujú v štátnych archívoch.”
Naša spoločnosť sa už takmer 30 rokov venuje správe registratúry – či už priamo u zákazníka, alebo externe formou outsourcingu v našich vlastných archívoch. Ak si neviete rady s firemnou dokumentáciu, môžete využiť naše služby a dlhoročné skúseností.
