Prečítajte si rozhovor s majiteľom spoločnosti, Miroslavom Balgom, ktorý koncom minulého roka vyšiel v časopise Les & Letokruhy. Tento mesačník vydáva vydavateľstvo LesMedia a zastrešuje lesnícku problematiku na Slovensku. 

 

 

Predstavte nám svoju firmu, čo je predmetom jej činnosti?

Spoločnosť NIKOL Martin s.r.o. od svojho vzniku v roku 1993 pôsobí na trhu už 27 rokov. Od samého počiatku sa zaoberáme konštrukciou a výrobou mobilných regálových systémov na ukladanie písomnosti a menších predmetov. Svoje služby sme však postupne prispôsobovali požiadavkam našich zákazníkov, a preto sa od roku 1998 orientujeme aj na služby správy registratúry. 

Okrem dodania samotného regálového systému poskytujeme komplexné riešenie od konštrukcie mobilných regálov, až po odborné uloženie a označenie registratúrnych záznamov v zmysle platných zákonov o archívnictve. Navyše pre spoločnosti vytvárame potrebné normy a zabezpečujeme komunikáciu so štátnymi archívmi v mene  zákazníkov. Pre presnú evidenciu a rýchle vyhľadávanie záznamov v registratúrnom stredisku sme vyvinuli program pre správu registratúrneho strediska – NEO Manager.

V súčasnej dobe má naša spoločnosť tri kľúčové produkty, ktoré vytvárajú komplexnú ponuku pre riešenie problematiky správy registratúry a archívnictva v rôznych typoch spoločností – či už štátnych alebo súkromných.

Vaša firma je na trhu už viac ako štvrťstoročie. Za ten čas ste sa posunuli od hardvéru k softvéru. Čo je vaša hlavná aktivita v súčasnosti?

Na začiatku sme mobilné regály vyrábali v jednej dielni. Mali sme pár základných náradí, zváračky a niekoľko robotníkov. Dnes mobilné regály vyrábame dodávateľsky na profesionálnych CNC strojoch. 

V súčasnosti je však našou hlavnou činnosťou poskytovanie služieb v oblasti správy registratúry formou outsourcingu. Prevádzkujeme registratúrne strediská po celom Slovensku, kde máme uložených cca 15 000 bežných metrov záznamov od rôznych spoločností, o ktoré sa odborne starajú naši zamestnanci.

Taktiež sa staráme o registratúrne strediská priamo v sídlach veľkých spoločností.  Vytvárame im registratúrne poriadky, vyraďujeme a zaraďujeme záznamy podľa lehôt

uloženia a všetky záznamy evidujeme prostredníctvom nášho programu NEO  Manager. Súčasťou vyraďovacieho konania je tiež fyzická likvidácia už vyradených záznamov. Tieto služby dnes vytvárajú cca 70 % nášho ročného obratu. 

V čom spočíva význam bezpečnej archivácie dát? Nie je to prehnaná opatrnosť, keď je dnes už možné ukladať veľké množstvá digitálnych informácií na cloudy?

Keď som sa v mojej profesii postupne pretváral z výrobcu regálov na archivára, pochopil  som jednu základnú myšlienku, prečo existuje a je potrebné v dnešnej digitálnej dobe papierové archívnictvo. Tá myšlienka znie: Jediný nosič informácii, ktorý prežije viac ako sto rokov, je papier. Len od čias mojej strednej školy, kedy vznikali prvé média na ukladanie informácií ako dierne štítky a neskôr dierne pásky, sa do dnešnej doby objavilo a zaniklo niekoľko elektronických nosičov informácií. Papier je tu však stále. 

Môžete nám prezradiť svojich TOP klientov, kto všetko využíva vaše služby a je s nimi spokojný? Sú medzi nimi lesnícke spoločnosti?

Medzi našich klientov patria menšie slovenské firmy ale aj nadnárodné spoločnosti z rôznorodých odvetví. V oblasti dodávok mobilných regálov sú to rôzne firmy zo štátnej správy – štátne archívy, ministerstvá, či finančná správa. K našim zákazníkom patria aj banky, poisťovne a mnohé veľké výrobné spoločnosti akými sú Volkswagen a Slovnaft. 

Čo sa týka správy registratúry, našimi klientmi sú mnohé zahraničné spoločnosti pôsobiace v automobilovom priemysle na Slovensku. Medzi najzvučnejšie mená patria Jaguár v Nitre alebo KIA v Žiline. 

TOP klientom v oblasti správy registratúry je však práve spoločnosť z lesníckeho prostredia – Lesy Slovenskej republiky, ktorej sa o záznamy staráme už od roku 2002. Pred 15 rokmi sme pre Lesy SR vybudovali 9 centrálnych registratúrnych stredísk. Každý územný celok SR má jedno stredisko a v nich je dokopy uložených približne 10 000 bežných metrov záznamov. Z týchto záznamov poskytujeme všetky služby a informácie, ako aj pravidelný zvoz záznamov z Odštepných závodov a vyraďovanie dokumentov po lehote uloženia.  Samozrejme, to všetko sa deje v spolupráci s nadriadenými štátnymi archívmi. 

Je správa registratúry pre lesnícke spoločnosti odlišná od iných? Ak áno, v čom?

Určite je odlišná. Záznamy spoločností, ktoré vznikali po roku 1989, sú prevažne  obchodného, účtovníckeho alebo personálneho charakteru a týkajú sa zväčša ostatných 30 rokov. Málokedy sa tam objavujú záznamy, ktoré majú historickú hodnotu. 

V lesníckych závodoch sa stretávame s dokumentami, ktoré vznikali ďaleko pred rokom 1989. Sú tam výnimočné historické záznamy, ktoré vypovedajú o postupnom budovaní lesného hospodárstva, stavieb, zalesňovania, poľovníctve a podobne. K týmto záznamom je potrebné pristupovať oveľa citlivejšie, pretože často sú to záznamy s tzv. archívnou hodnotou. Naši pracovníci, ktorí sa starajú o záznamy Lesov SR s tým majú bohaté skúsenosti. 

Ako vyzerá spolupráca s vašou spoločnosťou? Robíte krabicové riešenia, alebo máte individuálny prístup na mieru? 

Každé riešenie je prispôsobené na mieru. Naša spolupráca sa začína osobnou návštevou u potenciálneho zákazníka, kde mu odprezentujeme náš prístup, pracovné postupy a dlhoročné skúsenosti. Dôkladne zisťujeme potreby zákazníka a následne navrhujeme ideálne riešenie pre jeho potreby. Pomer služieb je u nás zhruba vyrovnaný – raz navrhujeme mobilný regálový systém, inokedy optimalizujeme procesy v správe registratúry, či riešime externé uloženie záznamov. Vždy sa snažíme nájsť najvhodnejšie riešenie tak, aby bol zákazník maximálne spokojný. 

Samozrejme, naša činnosť nekončí dodaním riešenia, ale pokračuje aj v ďalších rokoch na rôznej úrovni. Pravidelný servis, opakované vyraďovacie konania či dlhodobá starostlivosť o externe uložené záznamy sú neoddeliteľnou súčasťou

spolupráce s našou spoločnosťou.