Archivácia – externé uloženie záznamov
S našou službou externého registratúrneho strediska (externý archív) presuniete problematiku archivácie a starostlivosť o vaše záznamy na nás. Tým ušetríte náklady na prevádzku, personál a hlavne čas, ktorý môžete efektívne využiť na iné činnosti.
Služba zahŕňa:
-
komplexnú starostlivosť o vaše záznamy
-
archivovanie v našich registratúrnych strediskách a certifikovaných mobilných regáloch
-
prevoz dokumentácie z priestorov vašej spoločnosti do nášho registratúrneho strediska
-
služby vyhľadávania, skenovania záznamov, zasielanie na požiadavku mailom a fyzicky
-
evidenciu záznamov v našom softvéri NEO2 Manager
-
triedenie, označovanie a pravidelné vyraďovanie dokumentácie
-
zabezpečenie skartácie záznamov v zmysle ochrany osobných údajov
Vaše záznamy budú uložené v našich priestoroch pod dozorom vyškolených pracovníkov a vždy k dispozícii v papierovej a digitálnej podobe.
Mimochodom, vedeli ste, že archivácia a správa registratúry sú dve odlišné veci? Viac sa dozviete v našom článku.
Správa registratúry u zákazníka
Správa registratúrneho strediska (firemného archívu) si vyžaduje pravidelnú starostlivosť. Pokiaľ nemáte čas, prípadne personál, ktorý by sa venoval kontrole a triedeniu dokumentácie, obráťte sa na nás. Pomôžeme vám so správou podnikových záznamov – priamo vo vašich archívoch.
Ponúkame:
-
spoluprácu pri správe registratúry vo vašom stredisku
-
presun dokumentácie do firemného registratúrneho strediska (vášho archívu)
-
uloženie a označenie záznamov v zmysle registratúrneho plánu spoločnosti
-
prípravu vyraďovacieho konania a zabezpečenie skartácie záznamov
-
komunikáciu so Štátnym archívom
-
poradenstvo a vzdelávanie vašich zamestnancov v oblasti archívnictva
S nami budete mať všetky záznamy prehľadne usporiadané, zaevidované a ľahko dostupné kedykoľvek budete potrebovať.
Uloženie záznamov po ukončení činnosti spoločnosti
Ukončenie činnosti spoločnosti so sebou prináša aj vyriešenie problému, kde sa naďalej budú ukladať a postupne vyraďovať dokumenty spoločnosti. Zákonná povinnosť nedovoľuje vaše faktúry, dodacie listy, či mzdové záznamy len tak spáliť či skartovať. Vaše záznamy však môžete uložiť v našom registratúrnom stredisku a my za ne preberieme zodpovednosť.
Môžete sa spoľahnúť, že:
-
v zmysle zákona budeme naďalej uchovávať vaše dokumenty
-
zabezpečíme postupné vyraďovanie záznamov až do posledného papiera
-
zúčastneným osobám poskytneme informácie zo záznamov
-
zastrešíme komunikáciu so Štátnym archívom